자기계발

몰라서 개고생할 필요 있어? 직장인의 빠른 퇴근을 돕는 5가지 툴

장인은 도구 탓을 하지 않는다. 그래도 기왕 좋은 도구의 도움을 받으면 더욱 효율적으로 일할 수 있는 것도 사실이다. 그렇다면 손에 잘 맞는 도구를 적극 늘려 아이디어, 일정 관리, 문서 스캔 등 단순 작업에 들어가는 노력을 줄이는 것도 일을 잘할 수 있는 방법 중 하나겠다. 하지만 도구를 찾아 익히는 것도 일이다. 어떤 어플을 써야 애써 습관들인 시간과 노력이 아깝지 않을까? 알차게 일하고 빠르게 퇴근하는 추세에 발맞춰 소소하게나마 생산성을 높일 수 있는 5가지 툴을 제안해본다.


아이디어를 깔끔하게 관리하고 싶다면?

1) 워크플로위(Workflowy)
출처 Renegade Empire 유튜브
보고서나 기획서를 작성할 때 '산만함'은 논리적 흐름을 무너뜨리는 가장 치명적인 적이다. 그럴 때일수록 'Simple Is The Best'라는 격언이 해답이 될 수 있다. 지금 소개하고자 하는 '워크플로위'야말로 '단순함의 끝판왕'이다. 오직 텍스트만 입력할 수 있기 때문이다! 불편할 것도 같지만 접었다 펼 수 있는 트리 구조에 맞춰 생각을 정리하다보면 오히려 잔뜩 펼쳐놨을 때보다 문제가 수월하게 해결되곤 한다.

또한 단순하다는 특징 덕분에 사용하기에 따라 용도가 무궁무진해진다. 회의 노트나 레퍼런스 관리, 일정관리 어플로도 사용할 수 있고, 여행계획 등을 작성할 때도 구조를 미리 짜볼 수 있어 유용하다. 링크 공유를 통해 동료와의 협업 툴로도 용도를 확장할 수 있다는 것도 또 하나의 강점이다.

웹사이트에 접속하면 PC, 스마트폰, 태블릿 어디서든 별도 설치 과정 없이 바로 사용해볼 수 있다. 단, 무료 사용자는 매월 작성할 수 있는 양에 제한이 있다. 유료 결제를 통해 늘리거나, 주변인을 초대하여 추가 용량을 받을 수 있다.

2) 비캔버스(BeeCanvas)
출처 비캔버스 공식 유튜브
워크플로위가 텍스트 중심이라면 '비캔버스'는 이름 그대로 캔버스에 가깝다. 마치 온라인 화이트보드처럼 동영상, 이미지, 텍스트, 외부 하이퍼링크를 가리지 않고 멀티미디어 파일들을 자유롭게 늘어놓을 수 있는 것이 특징이다. 사용하기에 따라 역시 용도는 다양하다. 포스트잇을 벽에 붙이듯이 브레인스토밍에 활용하거나, 비즈니스 모델 캔버스를 그려보거나, 화상 통화 기능을 통해 회의 도구로 활용하거나, 캔버스를 팀원들과 공유하며 프로젝트 관리툴로 쓸 수도 있다. 비캔버스 또한 별도 설치 없이 웹에서 바로 작동하며, 최소 10GB의 클라우드 저장공간도 제공한다. 현재 삼성, SK플래닛, 한화, 아모레퍼시픽, 블루홀 등의 기업에서 협업툴로 활용 중이다.


이 달력 저 달력 흩어져 있는 일정 때문에 오히려 헷갈린다면?

3) 투두이스트(Todoist)
출처 투두이스트 공식 유튜브
앗, 오늘이 고객사와 미팅 날이었다고? 그렇다. 비즈니스에서 일정 관리는 생명이다. 일정이 마구잡이로 쏟아질 때 날짜와 용건이 섞이지 않도록, 우선순위에 맞게 잘 정리하는 게 중요하다. 또한 단지 적어놓는 것에서 끝나지 않고 필요할 때마다 알맞은 형태로 언제 어디서든 꺼내볼 수 있어야 한다.

전 세계 천만 명 이상 다운로드를 기록하고 있는 투두이스트는 그 목적에 정확히 부합한다. 투두이스트의 강점은 기능의 강력함뿐만 아니라 다양한 플랫폼과 유기적으로 연동된다는 점이다. 기본적으로 스마트폰 애플리케이션이지만 웹브라우저 크롬(Chrome)에 확장 프로그램을 설치하면 PC와 스마트폰의 정보가 연동된다. PC로 업무를 보다가 번거롭게 스마트폰을 꺼내 잠금 해제하고 어플을 켜서 확인할 필요가 없다는 것이다.

일정을 입력하고 관리하는 기본적인 조작법도 편리하다. 만약 '내일 저녁 시청역 1차 미팅' 혹은 '9월28일 8시 원고 마감' 등으로 저장하면 문장에서 '내일', '저녁', '9월28일', '8시' 등의 단어를 인식해 자동으로 스케줄러에 입력해준다. 문장 뒤에 '#'을 붙이면 프로젝트를, '!!'를 붙이고 숫자를 입력하면 우선순위를, '+'와 이름을 입력하면 누구와 함께할 일정인지도 분류할 수 있다. 타 회사와의 파트너십을 통해 '구글 캘린더', '지메일', '드롭박스'와의 연동도 지원한다. 구글 캘린더와 투두이스트를 연동시킨다면 투두이스트에 입력한 일정이 별도의 입력 없이도 구글 캘린더에 등록된다는 뜻이다.


스캐너 없는 곳에서 책과 문서를 스캔해야 한다면?

4) 캠스캐너(CamScanner)
급하게 계약서 스캔본을 보내줘야 하는데 스캐너는 없고, 사진으로 찍어서 카톡으로 보내자니 글자가 명확하게 보이지 않는다면? '캠스캐너' 어플이 유용할 수 있다. 최근 스마트폰 카메라의 성능이 좋아졌을 뿐만 아니라 스캐너 어플들의 보정 기능 또한 뛰어나 스마트폰 카메라를 가지고서도 충분히 스캐너만큼의 성능을 낼 수 있다.

오히려 스캐너 어플은 사무실이 아닌 곳에서도 두루 쓰일 수 있다. 예를 들면 촬영한 파일들을 묶어 곧바로 PDF 파일로 만들어 메신저 등으로 공유하거나 어플에서 제공하는 클라우드 저장공간을 활용해 스캔 한 문서들을 보관하는 등의 기능을 지원한다.

5) 리멤버(Remember)

문서를 스캔 한다는 점에서는 캠스캐너와 유사하지만 명함 관리에 특화된 어플이 있다. 바로 '리멤버'다. 비즈니스 상황에서 명함을 주고받지만 명함집에 넣어놓더라도 필요할 때 바로 찾아내기 힘들고, 따로 연락처에 입력하기도 번거롭다. 게다가 상대방의 이직이나 승진 여부, 주소나 전화번호 변경 등 최신 정보를 유지하기 힘들다는 점 또한 어려움으로 다가온다.

그래서 리멤버의 경우 카메라로 명함만 찍어두면 자동으로 명함 속 인적정보를 인식해 연락처에 등록해준다. 그뿐만 아니라 상대방의 직장 정보가 바뀌었을 때 알림을 보내준다. '어디 옮기셨느냐' 혹은 '승진 축하드립니다' 같은 인사가 자연스럽게 가능해지는 것이다.


이 밖에도 여러분이 사용하고 계시는 툴 중에 유용한 것이 있다면 댓글로 추천해주세요!
인터비즈 오종택, 임현석
inter-biz@naver.com
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