자기계발발표 3일 전엔 슬라이드 수정 금물…이기는 PT 위한 황금률

발표 3일 전엔 슬라이드 수정 금물…이기는 PT 위한 황금률

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제안서 작성과 프레젠테이션 일정 관리

시험을 칠 때 시간 관리를 제대로 하지 못해 낭패를 본 적이 한 번씩은 있을 것이다.어려운 문제를 푸는데 너무 많은 시간을 쓰는 바람에시험지 뒷부분에 있는 쉬운 문제는 정작 풀지도 못하고 시험을 망쳐 버린 경험 말이다.제안서 작성과 프레젠테이션 일정 관리도 마찬가지다.초반 작업에 많은 시간을 할애하게 되면 후반 작업을 할 때에는 시간이 모자라 대충 마무리를 지어야 한다. 이런 일을 방지하려면 구체적인 일정관리를 통해 여러가지 불확실성을 최대한 관리해야 한다. 그래야 최상의 제안서와 프레젠테이션이 만들어질 수 있다.
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1.기획과 수정을 위한 시간을 확보하라
일정 관리에서 가장 중요한 원칙이다. 기획 시간을 확보하지 못하면전략적 초점이 불분명해지고 고객의 공식적인 요구조건을 정확히 반영하지 못하게 된다.그러면 결과적으로 고객의 니즈와 우리의 솔루션이 일치하지 않는,다시 말해 고객이 가려운 곳은 따로 있는데 엉뚱한 곳을 긁어대는 프레젠테이션이 될 가능성이 높다.
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또한, 프레젠테이션을 수정하고 연습할 시간을 확보하지 못한다면 실수가 많아진다.좋은 프레젠테이션 슬라이드는 '수정(Amending)은 많이, 개정(Revision)은 적게' 해야 한다.수정은 실수나 사소한 오류를 줄이고 없애는 작업이고,개정은 제안서의 전략,방향,솔루션을 바꾸는 것을 의미한다. 특히 개정은 처음부터 다시 프레젠테이션 슬라이드를 만드는 것과 다름없다. 따라서 기획 시간을 확보해 개정을 최소화하고,수정 시간을 확보해 실수를 줄여 품질 높은 프레젠테이션을 준비해야 한다. 
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2.리허설 시간을 확보하라
발표 현장에서 주인공은 슬라이드가 아니라 발표자 자신이다. 하지만 발표에 자신이 없는 사람일수록 발표 그 자체보다 슬라이드 작성 작업에 매달리는 경향이 있다. 다시 말하지만, 완벽해야 하는 것은‘슬라이드’가 아닌‘발표’다. 제아무리 슬라이드의 완성도가 높아도 발표자가 기계처럼 슬라이드를 보고 읽는다면 소용이 없다. 슬라이드가 조금 부족해도 확신을 가지고 자신감 있게 발표하는 편이 훨씬 낫다. 

이를 위해서는 실전과 동일하게 리허설을 반복함으로써 발표의 완성도를 높여야 한다.대부분 슬라이드 작성에 더 많은 공을 들이느라 시간이 부족해 리허설을 충분히 해보지 못한 채로 발표장에 들어선다.슬라이드 작성보다는 발표가 중요하고,발표를 위해서는 많이 연습해야 한다는 것을 잊지 말아야 한다.



3.슬라이드 작성 시간을 제한하라
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발표하기 1일 전, 혹은 3일 전부터는 슬라이드에 아예 손을 대지 않는다는 원칙을 세워두는 게 좋다. 가령, 프로젝트가 중요할 경우엔 사흘 전, 비교적 규모가 작은 프로젝트는 하루 전부터는 수정하지 않는 식이다. 발표자가 충분한 시간을 두고 슬라이드의 순서와 내용을 숙지해야 자신감을 갖고 프레젠테이션에 임할 수 있기 때문이다. 슬라이드는 어디까지나 발표자의 설명력을 높여주는 보조수단이라는 사실을 잊어서는 안 된다. 

만약 정해놓은 데드라인이 다가왔는데 슬라이드에 불완전한 부분이 있다면 어떻게 해야 할까? 계속 슬라이드 작성에 매달라기 보다는 스크립트를 통해 부족한 부분을 보완하는 편이 바람직하다.여기에 발표자의 제스처,목소리 톤,열정,태도 등을 통해 설득력을 높여라.제안에 있어 가장 효과적인 도구는 발표자 자신이라는 점을 명심하자.


4.제안서와 함께 작업하는 경우, PT슬라이드 작성 일정을 미루지 마라
프레젠테이션 실패의 가장 큰 원인은 일정 관리 실패에 있다. 대부분 제안서 작성에 많은 시간을 투자 해야 하기 때문에 프레젠테이션 자료까지 만들 시간은 부족한 경우가 많다.그래서 발표 전날 새벽까지 자료 작성에 모든 시간을 쏟아 붓고 정작 그 내용을 숙지할 시간은 없는 것이다.그래서 발표자는 내용을 숙지하지 못해 슬라이드를 보고 읽기만 하고,내용은 잘 전달이 안 돼 좋은 평가를 받지 못하는 악순환이 반복된다.
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악순환의 고리를 끊으려면 프레젠테이션 슬라이드 작성 작업을제안서를 제출한 후에 시작하지 말고 애초에 제안서를 작성할 때부터 병행해 진행해야 한다.프레젠테이션은 제한된 시간 내에 핵심사항만 발표해야 하므로 핵심 이슈,전략,솔루션 정도만 명확해도 슬라이드 개발에 착수할 수 있다.그러므로 제안서의 주요 내용과 요약본이 완성되면, 한 명(주로 제안의 내용을 잘 알고 있는 PM이나 발표자)을슬라이드 개발에 바로 배치해 프레젠테이션 준비 일정을 확보하는 것이 좋다. 
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누군가는 "이렇게 하고 싶어도 주어진 일정 자체가 너무 촉박하다"라거나 "현실을 모르는 이야기"라고 치부해 버릴 수도 있다.현실을 무시하자는 이야기가 아니라,두 발은 진흙탕 같은 현실에 있을 수 밖에 없더라도 하늘을 바라 봐야 그 현실이 변화 되는 법이다.현실이 어렵더라도 위의 원칙들을 실현시켜 보고자 노력한다면 분명 그 현실은 조금씩 개선되고 좋은PT가 만들어 질 것이다.

쉬플리코리아는 고객사들이 사업을 수주할 수 있도록 사업 기회에 대한 분석, 수주 영업, 제안서 작성, 프레젠테이션 등을 컨설팅하는 세계 최고의 글로벌 제안 전문 컨설팅 기업입니다.


인터비즈 이방실 정리
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