자기계발보고 중에 제일 중요한 \

보고 중에 제일 중요한 '중간보고'

조직 안에서 우리가 가장 신경 써야 할 대상은 누구일까? 직장 상사다. 상사는 부하의 생각을 검토하고 업무 능력을 평가하며 내년 연봉을 결정하고 승진에 지대한 영향을 미치는 사람이다. 상사의 키워드를 모른다면 직장 생활을 잘하고 있다고 보기 어렵다. 상사의 말을 통해 목표를 확인하고 당신과 부서가 그 목표에 맞게 움직일 수 있어야 한다. 

상사가 원하는 보고서는 어떤 것일까. 내용이 충실하고 마감기한을 잘 맞추는 것도 중요하지만 중요한 것은 보고서가 완성되기 전에 중간중간 보고를 하는 일이다.


중간보고를 철저히 하라 

여기는 A회사. 마케팅팀 김 대리가 작성한 소셜미디어 관련 마케팅 기획안은 금요일 오전 회의에서 발표하기로 돼 있었다. 좀처럼 좋은 아이디어가 떠오르지 않아 끙끙대던 김 대리는 발표 전날 점심시간이 돼서야 간신히 기획 형태를 잡았다. 내일 발표 전까지는 과장과 부장의 결재를 받아야 했으므로 김 대리는 우선 박 과정을 찾아갔다. 

김 대리: "기획서를 밤새 겨우 완성했습니다. 결재 부탁드립니다."
박 과장: "어~ 수고했네. 지금은 미팅에 참석해야 하거든. 내가 갖고 있다가 내일 부장님께 보고 드리도록 하겠네."
김 대리: "예? 그건 좀 곤란합니다.. 내일 오전 회의에서 발표해야 해서 오늘 중에 부장님 결재를 받아야 하는데요..."
박 과장: "그건 어렵겠는데."
김 대리: '이런... 야단났군.'


아무리 바빠도 중간보고를 빠뜨려서는 안 된다. 아마 김 대리는 이번 경험을 통해 중간보고의 중요성을 실감했을 것이다. 프로세스가 진행되는 모든 과정을 상사와 함께 해야 한다는 것을 잊으면 안 된다. 흔히 보고서를 작성할 때 마감기한, 즉 데드라인 맞추기에 급급한 경우가 많은데 실무적으로는 언제까지 마감해야 상사도 처리할 수 있는지를 반영한 마감기한을 이해하는 편이 좋다. 



좋은 중간보고와 나쁜 중간보고


중간보고에는 좋은 중간보고와 나쁜 중간보고가 있다. 상사가 물어봤을 때 그제야 보고하는 것이 나쁜 중간보고다. 이 때 보고자는 충분히 준비되지 않았을 때가 많다. 

문제가 생겼을 때서야 중간보고를 하는 것 역시 나쁜 중간보고다. 이는 달리 말해 문제가 생기지 않았다면 중간보고를 하지 않았을 것이라는 의미가 된다. 문제가 발생하면 책임자로서 스스로 최대한 해결해보려고 하다가 해결이 어려우면 그 때서야 보고하기도 하는데 이러면 문제가 더 커질 수도 있다. 문제는 상사를 비롯해 여러 사람이 힘을 모아야 더욱 쉽게 해결될 수 있다.

일을 신속하게 끝내기 위해 중간보고를 생략하는 사람도 있다. 보고서를 쓰는 사람의 입장에서는 보고서 완료가 마침표일 수 있지만 회사 입장에서는 관련 프로세스 중 하나의 과정일 뿐이다. 관련 프로세스가 원활히 진행되기 위해서는 보고 받는 의사결정권자가 보고서의 내용을 충분히 숙지할 필요가 있다.

좋은 중간보고는 위의 경우들과 반대된다. 보고서의 진행 내용이 달라질 때마다 짧게라도 보고하는 것이다. 이렇게 해야 문제가 생기지 않고 생기더라도 빠르게 처리할 수 있다. 


중간보고를 잘하는 비결은

대단한 형식을 갖출 필요는 없다. 상황이 바뀔 때마다 바로바로 보고하면 상사에게 안도감을 줄 수 있다. 특히 진행기간이 긴 업무라면 중간보고는 필수다. 

처음 지시가 마지막까지 최선인 것은 아니다. 지시한 사람도 예측하기 어려운 상황이 발생할 수 있다. 그럴 때는 상사의 말을 거스를 수 없다는 핑계를 대기보다는 스스로 생각해서 중간보고를 하도록 한다. 

일이 끝난 다음에 보고하면 이미 늦다. 상사가 물어볼 때까지 기다리지 말고 일이 끝나기 전에 다음 진행 단계를 계획할 수 있도록 보고한다. 

마지막으로 중요한 것은 성공의 기준에 대해 상사와 미리 협의하는 것이다. 자신이 달성할 목표치의 수준에 대해 상사와 사전에 협의하고 지원이 필요한 부분에 대해서도 역시 협의한다. 성공의 기준을 협의할 때는 상사의 성향을 반영하면 좋다. 상사가 원하는 목표치를 파악하되 '적게 약속하고 많이 주는 것'이 유리하다는 것을 잊지 않는다. 기대치를 너무 높여놨다가 그에 충족하지 못하는 것보다는 꼭 할 수 있는 부분만 제시하고 그 이상을 해내는 편이 낫다는 의미다. 



비즈니스인사이트 최한나
businessinsight@naver.com

참고:보고서마스터(윤영돈, 이병주 지음, 가디언)

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